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時間管理マトリックスとは?緊急度と重要度で優先順位を決める

名著「7つの習慣」の第3の習慣で
提唱されている「重要事項を優先する」
という内容があります。

様々な to do リストの中で
本当にした方が良いタスクは
どれなのか?

その優先順位を決めるのに役立つ考え方です。

7つの習慣で提唱されてから
様々なビジネス書で書かれている内容です。

時間管理を学ぶ上では
定番の考え方なのでしっかりと自分に落とし込み
実現したい未来への最短ルートを進みましょう。

〇7つの習慣の第3の習慣「重要事項を優先する」とは?

様々なタスクがある中で
自分の重要事項は何なのかを
考えることが第3の習慣の
ファーストステップになります。

将来の目標は何なのか?
最もやりがいを感じることは何なのか?
なりたい自分はどのような人物像なのか?

など自分が今生きている目的を
はっきりさせた上で、
そこに到達するのが近道になるような
タスクが重要事項の高い仕事になります。

〇時間管理マトリックスとは?

時間管理マトリックスとは
仕事を緊急度と重要度の軸に
分けて分類する時間管理の手法です。

「その仕事は自分にとって重要であるか?」
「どれだけ緊急を要するか?緊急性が高いか?」

という2つの軸で物事を考察します。

明確にした目的に近づくような
重要なタスクをできるだけ
こなしていくことが原則としては正しいのです。

〇時間管理マトリックスの4分類


図にあるように
縦軸に重要度、横軸に緊急度が
表されます。

ではひとつずつ見ていきます。

①重要かつ緊急

まず左上の図の「重要かつ緊急」
という項目です。

緊急であり重要である仕事なので、
最優先にすることが多いです。

どんどん進めていけば良いのですが、
計画立てて進めていない場合、
②の重要だが緊急ではない仕事から
回ってきた結果締め切りが
できてしまうケースも少なくありません。

逆に、重要ですぐにすべきはずだった仕事が
期限がなくなり②に入り
後回しになってしまうこともあります。

また早ければ早いほどよかった仕事が
重要度が低くなり、
実際に行動を起こす時には
③の重要ではないが緊急になってしまうこともあります。

重要かつ緊急である仕事は
早めに取り組むことがベターです。

②重要だが緊急ではない

②の重要だが緊急ではないは、
本来知識や情報の習得や
コミュニケーションなどの
人脈づくり、環境づくりに当てはまります。

チームで仕事をする場合、
チームメイトとコミュニケーションをとることが
お互いの信頼関係を築き
スムーズに仕事をできる環境づくりが
作れることにも繋がります。

また知識や情報を得るためには
本を読んだりセミナーに参加をしたり
今すべきではないが、
将来自分の目的に到達しやすい
自己投資にもなり得ます。

しかし緊急度が低いことから、
後回しにされる場合が多いです。

つまり重要だが緊急ではない仕事に
出来る限り取り組む時間を作れるか
どうかが自分の掴みたい未来に
近づけるかどうかにもなります。

③重要ではないが緊急

③の重要ではないが緊急は
頑張っているのに
目標に達成できない人に多いです。

突然くる来客や突然の電話、
重要ではない付き合いや
飲み会への参加がこれにあたります。

断りきれない性格の人は
こういったものに時間がとられているので、
ある意味人がいいとも見られるかもしれません。

人がいいと言われる人は
重要ではないタスクに
時間を取られていることがあります。

人付き合いも大事ですが
信念を持って進むべき道を
決めているのであれば
断る勇気も必要です。

④重要でも緊急でもない

④の重要でも緊急でもないは、
TVやゲームなどでの
暇つぶしや電話での無意味な雑談に当たります。

これをやっている時が
精神的には一番楽かもしれません。

しかし本当にやりたいことでは
ない場合が多いので、
時間を決めてやるのがいいでしょう。

また、④の時間を全くゼロにすることも
個人的には良いことではないと思います。

少し時間や心のゆとりを持って
あえてこのような時間を取ることで
精神的な安定ははかれます。

〇結局どうすればいいのか?

ほとんどの人は①や③に時間を
取られる場合が多いです。

つまり一生懸命頑張っているのに
思うように進んでいないケースです。

やはり②の時間をどんどん取っていくことで
将来的には成長していくでしょう。

自己投資をするのは時間もお金もかかります。
しかし自己投資をしなければ
思い描く未来へは程遠いままです。

①や③の時間を取る前に、
思い切って②の「重要だが緊急ではない」課題に
取り組んでみましょう。

1日30分でも1時間でもいいです。
それが積み重なることで
1年後のあなたは全く別人になっているでしょう。

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